9. Système de management
9.1 Politiques, Procédures et Enregistrements
9.1.1 La haute direction doit énoncer par écrit une politique pour informer son personnel, dans toutes les langues appropriées, qu’elle a choisi de se conformer à SA8000.
9.1.2 L’énoncé de cette politique doit inclure l’engagement de l’organisation à se conformer à toutes les exigences à la Norme SA8000 et respecte les instruments internationaux comme ceux décrits dans la section précédente sur les Éléments Normatifs et Leur Interprétation. L’énoncé doit aussi engager l’organisation à se conformer aux lois nationales, autres lois applicables et autres exigences auxquelles l’organisation souscrit.
9.1.3 L’énoncé de cette politique et la Norme SA8000 doit être affiché et visible de façon évidente, sous une forme appropriée et compréhensible, aux lieux de travail et dans les résidences et propriétés fournies par l’organisation, peu importe qu’il les possède, loue, ou contracte les résidences ou propriétés d’un fournisseur de service.
9.1.4 L’organisation doit développer des politiques et procédures pour la mise en œuvre de la Norme SA8000.
9.1.5 Ces politiques et procédures doivent être efficacement communiquées et rendues accessibles au personnel dans toutes les langues appropriées. Ces communications doivent aussi être partagées avec les clients, fournisseurs et sous-traitants.
9.1.6 L’organisation doit maintenir des enregistrements appropriés pour démontrer la conformité et la mise en œuvre à la norme SA8000, incluant les requis pour les exigences spécifiées dans l’élément du Système de Management. Les enregistrements associés doivent être conservés et un résumé donné aux représentants des travailleurs pour SA8000 par écrit ou de façon verbale.
9.1.7 L’organisation doit régulièrement conduire des revues de direction de cet énoncé de politique, politiques, procédures mettant en œuvre cette Norme et résultats de performance, dans le but d’amélioration continue.
9.1.8 L’organisation doit rendre disponible publiquement l’énoncé de politique, sous une forme et de façon appropriée pour les parties intéressées, sur demande.
9.2 Équipe de Performance Sociale
9.2.1 Une Équipe de Performance Sociale (ÉPS) doit être mise sur pied pour la mise en œuvre de tous les éléments de SA8000. L’équipe doit inclure une représentation équitable de :
- a) représentants de travailleurs pour SA8000,
et b) la direction. La responsabilité de la conformité à la Norme doit entièrement être à la charge de la haute direction.
9.2.2 Dans les sites syndiqués, la représentation des travailleurs à l’ÉPS doit être reconnue par les représentants du syndicat, s’ils choisissent de servir. Dans les cas où le syndicat ne nomme pas de représentants ou que l’organisation n’est pas syndiqué, les travailleurs peuvent élire librement parmi eux un ou plusieurs représentants des travailleurs pour SA8000 à cette fin.
En aucun cas, le représentant des travailleurs pour SA8000 ne doit être considéré comme un substitut à la représentation syndicale.
9.3 Identification et évaluation des risques
9.3.1 L’ÉPS doit conduire périodiquement et par écrit une évaluation des risques pour identifier et prioriser les non-conformités actuelles ou potentielles à la Norme. Elle doit aussi recommander des actions à la haute direction qui adressent ces risques. Les actions pour adresser ces risques doivent être priorisées selon leur sévérité ou selon qu’un délai à y répondre les rendraient impossible à adresser.
9.3.2 L’ÉPS doit mener ces évaluations selon ses données recommandées et techniques de collection de données et en consultation significative avec les parties intéressées.
9.4 Surveillance
9.4.1 L’ÉPS doit continuellement surveiller les activités au lieu de travail pour :
- a) la conformité à cette Norme,
- b) la mise en œuvre des actions pour adresser efficacement les risques identifiés par l’ÉPS,
et c) assurer l’efficacité des systèmes mis en place, à rencontrer les politiques de l’organisation et les exigences de la présente Norme. L’ÉPS doit avoir l’autorité pour la collecte d’information des parties intéressées ou inclure dans la surveillance des activités les parties intéressées. Elle doit aussi faire le lien entre les autres départements pour étudier, définir, analyser et/ou adresser toutes les non-conformités possibles à la Norme SA8000.
9.4.2 L’ÉPS doit aussi faciliter l’exécution des audits internes périodiques et produire des rapports pour la haute direction sur la performance et bénéfices des actions prises pour rencontrer les exigences à la Norme SA8000, incluant un enregistrement sur les actions correctives et préventives identifiées.
9.4.3 L’ÉPS doit aussi tenir périodiquement des rencontres pour revoir les progrès et identifier les actions potentielles pour renforcer l’implantation de la Norme.
9.5 Implication interne et Communication
9.5.1 L’organisation doit démontrer que son personnel a effectivement compris les exigences de SA8000 et doit régulièrement communiquer les exigences de SA8000 par des communications régulières.
9.6 Gestion et résolution des plaintes
9.6.1 L’organisation doit établir une procédure écrite de grief qui soit confidentielle, impartiale, sans représailles, accessible et disponible au personnel et aux parties intéressées pour pouvoir faire des commentaires, recommandations, rapports ou plaintes concernant le lieu de travail et/ou de non-conformités à la Norme SA8000.
9.6.2 L’organisation doit avoir des procédures pour l’investigation, suivi et communications des résultats d’une plainte à propos du lieu de travail et/ou de non-conformité à cette Norme ou ses politiques et procédures de mises en œuvre.
9.6.3 L’organisation ne doit pas prendre de mesures disciplinaires, licencier ou autrement faire de la discrimination à l’endroit du personnel ou parties intéressées qui fournit de l’information sur la conformité à SA8000 ou qui formule une plainte sur d’autres lieux de travail.
9.7 Vérification Externe et Engagement des Parties Prenantes
9.7.1 Dans le cas d’audits planifiés ou non dans le but de certifier sa conformité aux exigences de cette Norme, l’organisation doit coopérer pleinement avec les auditeurs externes pour déterminer la sévérité et la fréquence de tous les problèmes rencontrés à se conformer à la Norme SA8000.
9.7.2 L’organisation doit participer à l’engagement des parties prenantes dans le but d’atteindre une conformité durable à la Norme SA8000. 9.8 Actions correctives et préventives
9.8.1 L’organisation doit formuler des politiques et procédures pour la mise en place rapide des actions correctives et préventives et doit y fournir les ressources adéquates. L’ÉPS doit s’assurer que ces ressources sont effectivement mises en œuvre.
9.8.2 L’ÉPS doit maintenir des enregistrements, incluant des échéanciers qui définissent, au minimum, les non-conformités liées à SA8000, leurs causes premières, les actions correctives et préventives prises et le résultat des mises en œuvre.
9.9 Formation et renforcement des capacités
9.9.1 L’organisation doit implanter un plan de formation pour tout le personnel à la mise en œuvre efficace de la Norme SA8000 tel que révélé par l’évaluation des risques. L’organisation doit périodiquement mesurer l’efficacité de la formation et enregistrer leur nature et fréquence.
9.10 Management des fournisseurs et sous-traitants
9.10.1 L’organisation doit exercer une diligence raisonnable sur ses fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées et fournisseurs tiers pour leur conformité à la Norme SA8000. La même approche de diligence raisonnable doit être appliquée lors de la sélection de nouveaux fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées et fournisseurs tiers. L’activité minimum pour l’organisation à remplir cette exigence doit être enregistrée et doit inclure :
- a) communiquer efficacement les exigences de cette Norme à la haute direction des fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées et fournisseurs tiers ;
- b) évaluer les risques significatifs de non-conformité par les fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées et fournisseurs tiers.
[Note : Une explication du « risque significatif » peut être trouvée dans la ligne directrice];
- c) faire des efforts raisonnables pour s’assurer que ces risques significatifs sont adressés par les fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées, fournisseurs tiers et par l’organisation là où et quand approprié et priorisé selon la capacité de l’organisation et les ressources pour influencer ces acteurs ; [Note : Une explication du « risque significatif » peut être trouvée dans la ligne directrice];
et d) la mise en place d’activités de surveillance et de suivi de performance des fournisseurs/sous-traitants, agences d’emploi privées et fournisseurs tiers pour s’assurer que ces risques significatifs sont effectivement adressés.
9.10.2 Lorsque l’organisation reçoit, manipule ou promeut des biens et/ou services de fournisseurs/sous-traitants ou fournisseurs tiers classifiés comme travailleurs à domicile, l’organisation doit prendre des actions efficaces pour s’assurer que ces travailleurs à domicile reçoivent un niveau de protection relativement équivalent à ce que les autres travailleurs de l’organisation reçoivent selon les exigences de cette Norme.