Il est délicat de définir un rythme particulier pour une communication managériale optimale. Selon l’activité, la taille de l’organisation/l’entreprise, la dispersion géographique des collaborateurs, le rythme des échanges peut grandement différer.
Il est toutefois important de communiquer régulièrement. Le manager peut définir des réunions collectives et individuelles régulières et cadrées – dont les dates et l’objet seront communiqués aux collaborateurs impliqués, mais également être capable de positionner sur l’agenda de la journée ou de la semaine une entrevue si le besoin s’en fait sentir ou en cas d’urgence, d’imprévu.
Le rythme des différents points peut ainsi s’articuler comme suit :
- quotidien – Manager et collaborateurs se réunissent.
Objectif : lancer la journée et faire un rapide point sur les tâches, missions et projets en cours.
Par exemple, chaque membre de l’équipe est invité à dire ce qu’il a fait la veille, les objectifs qu’il a atteints, les projets sur lesquels il va travailler au cours de la journée, les difficultés éventuelles qu’il rencontre.
Ces entrevues ( ou briefs ) relativement informelles se tiennent généralement debout, toujours à la même heure. Chaque collaborateur a environ 1 minute pour dire ce qu’il a à dire. Ce peut également être l’occasion pour le manager de motiver ses troupes via une anecdote, une pensée positive… Pour davantage d’efficacité, tous les membres de l’équipe doivent être présents et participer – physiquement ou virtuellement par le biais d’un call/Visio conférence, un mail présentant leur travail s’ils ne peuvent pas faire autrement.
- hebdomadaire – Manager et collaborateurs se retrouvent.
Objectif : faire un point plus précis sur les avancées (définir au préalable les indicateurs qui seront utilisés), fixer les échéances et objectifs de la semaine à venir.
L’idée est d’impliquer les collaborateurs dans certaines décisions stratégiques afin de donner du sens aux missions. Dans l’idéal, ces rendez-vous hebdomadaires relativement formels se feront assis autour d’une table et dureront 1h-2h maximum. Ils réunissent tous les membres de l’équipe.
- mensuel – Manager et collaborateurs impliqués se retrouvent.
Objectif : faire un point plus formel sur les avancées du mois et définir les objectifs du mois à venir, mettre à jour les indicateurs, modifier les plannings et échéances projet, le cas échéant. Il peut également être question de faire le point sur les éventuelles formations/coaching en cours.
Ces rendez-vous se feront de préférence le matin afin d’en maximiser l’efficacité et dureront 1 à 2h. Il n’est pas obligatoire de convoquer tous les membres de l’équipe. Le manager fera selon le mode de fonctionnement de l’équipe et les pratiques de l’entreprise.
- annuel – Manager et collaborateurs individuellement se rencontrent ou bien toute l’équipe/l’entreprise se réunit.
Objectif : entretiens annuels d’évaluation pour le manager et chacun de ses collaborateurs, séminaire d’entreprise, session team building, événements spécifiques…
Les séminaires, sessions de cohésion d’équipe et autres événements annuels se font in situ ou à l’extérieur et regroupent tous les membres de l’équipe, tous les salariés, etc. selon le contexte.
